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發(fā)票管理制度

發(fā)票管理制度

一、概述

為進一步規(guī)范我公司經(jīng)濟活動，加強發(fā)票管理和財務(wù)監(jiān)督，根據(jù)《中華人民共和國稅收征收管理法》、《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》，結(jié)合本公司的具體情況制定本制度。

本制度所稱發(fā)票，是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。

二、發(fā)票的領(lǐng)購、保管和繳銷

1. 公司所用發(fā)票由財務(wù)管理總部按規(guī)定統(tǒng)一向稅務(wù)部門購買，財務(wù)管理總部按稅務(wù)部門要求對發(fā)票進行管理。

2. 公司所用發(fā)票由財務(wù)部專門人員保管并建立完整的發(fā)票登記簿，詳細登記各種發(fā)票購買、領(lǐng)用和結(jié)存情況。

3. 公司在辦理變更或者注銷稅務(wù)登記的同時，辦理發(fā)票和發(fā)票領(lǐng)購簿的變更、繳銷手續(xù)。

4. 公司按照稅務(wù)機關(guān)的規(guī)定和公司《會計檔案管理制度》存放和保管發(fā)票，不得擅自損毀，已經(jīng)開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。

5. 必須妥善保管發(fā)票。發(fā)生發(fā)票丟失情形時，應(yīng)當于發(fā)現(xiàn)丟失當日書面報告稅務(wù)機關(guān)，并登報聲明作廢。發(fā)票丟失，由責任人承擔造成的一切經(jīng)濟損失。

三、發(fā)票的開具

1. 發(fā)票的基本聯(lián)次包括存根聯(lián)、發(fā)票聯(lián)、記賬聯(lián)。存根聯(lián)由收款方或開票方留存?zhèn)洳?；發(fā)票聯(lián)由付款方或受票方作為付款原始憑證；記賬聯(lián)由收款方或開票方作為記賬原始憑證。

2. 發(fā)票的基本內(nèi)容包括:發(fā)票的名稱、發(fā)票代碼和號碼、聯(lián)次及用途、客戶名稱、開戶銀行及賬號、商品名稱或經(jīng)營項目、計量單位、數(shù)量、單價、大小寫金額、開票人、開票日期、開票單位(個人)名稱(章)等。

3. 不得有下列虛開發(fā)票行為：

1) 為他人、為自己開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票；

2) 讓他人為自己開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票；

3) 介紹他人開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。

4. 公司按照發(fā)票管理規(guī)定使用發(fā)票,不得有下列行為：

1) 轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、介紹他人轉(zhuǎn)讓發(fā)票、發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票防偽專用品；

2) 知道或者應(yīng)當知道是私自印制、偽造、變造、非法取得或者廢止的發(fā)票而受讓、開具、存放、攜帶、郵寄、運輸；

3) 拆本使用發(fā)票；

4) 擴大發(fā)票使用范圍；

5) 以其他憑證代替發(fā)票使用。

5. 公司需要開具發(fā)票（包含增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票），首先由公司業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員發(fā)起銷售發(fā)票開具申請流程，載明與合同相符的開要信息，經(jīng)過適當審批后，提交財務(wù)部門開審核通過后開具發(fā)票。

6. 按照國家規(guī)定，公司必須在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)一律不準開具發(fā)票?？紤]到實際經(jīng)營過程中，客戶往往將收到發(fā)票作為支付款項的必要條件之一。為保證公司經(jīng)營正常進行且風險可控，對于銷售藍字發(fā)票開據(jù)，按下列變通措施進行控制：

1) 不得虛開亂開發(fā)票，發(fā)票開據(jù)的各要素，必須與簽訂的合同完全一致。

2) 開票申請流程，由相關(guān)人員提起，須經(jīng)適度的審批，且經(jīng)財務(wù)審核通過。

3) 依據(jù)合同條款中簽訂的預(yù)收款條款，預(yù)收款須開具發(fā)票的，業(yè)務(wù)部相關(guān)人員發(fā)起開票申請流程，財務(wù)審核通過后，開據(jù)發(fā)票。

4) 達到銷售合同條款中簽訂的收款里程碑點條件，須開具發(fā)票的，業(yè)務(wù)部相關(guān)人員發(fā)起開票申請流程，經(jīng)經(jīng)理審批同意，財務(wù)審核通過后，開據(jù)發(fā)票。

5) 依據(jù)進度，符合外部收入確認條件的，業(yè)務(wù)部相關(guān)人員發(fā)起開票申請流程，財務(wù)審核相符后，開據(jù)相應(yīng)發(fā)票。

7. 開具發(fā)票后，當發(fā)生銷貨退回、銷售折讓以及開票有誤等情況，符合發(fā)票作廢條件的，收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣，不需開紅票的情況：

1) 符合普通發(fā)票作廢的條件，是指同時具備下列情形：

① 收到退回的普通發(fā)票原件。

② 購貨方未作帳務(wù)處理，且我方也未作帳務(wù)處理（即在發(fā)票開出的當月又馬上退回公司財務(wù)部門發(fā)票）的。

③ 符合普通發(fā)票作廢條件的，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負責收回原發(fā)票原件，在將發(fā)票原件交回財務(wù)部門前，發(fā)起發(fā)票退回流程，在流程中注明發(fā)票退回原因及原件交財務(wù)時間，財務(wù)部門收到發(fā)票并簽收確認，同時財務(wù)必須將收回的發(fā)票聯(lián)存根聯(lián)、記帳聯(lián)等其他聯(lián)次粘貼在一起，在每聯(lián)上加蓋作廢章，作為發(fā)票檔案保存。

2) 符合增值稅專用發(fā)票作廢的條件，是指同時具備下列情形：

① 收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)原件的時間未超過我方開票當月（注超出當月的須開紅票）；

② 我方未抄稅并且未記賬；

③ 購買方未認證或者認證結(jié)果為“納稅人識別號認證不符”、“專用發(fā)票代碼、號碼認證不符”。

④ 符合專用發(fā)票作廢條件的，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負責向購買方收回原發(fā)票及抵扣聯(lián)原件，在將發(fā)票及抵扣聯(lián)原件交回財務(wù)部門前，發(fā)起發(fā)票退回流程，在流程中注明發(fā)票退回原因及原件交財務(wù)時間，財務(wù)部門收到發(fā)票并簽收確認，同時財務(wù)必須將收回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)與存根聯(lián)、記帳聯(lián)等其他聯(lián)次粘貼在一起，在每聯(lián)上加蓋作廢章，作為發(fā)票檔案保存。

8. 當發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票，應(yīng)視不同情況分別處理視不同情況：

(一) 開具紅字普通發(fā)票按以下辦法處理：

1) 購買方未作帳務(wù)處理，我方已作帳務(wù)處理（即在發(fā)票開出的當月未能及時退回發(fā)票）的，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負責向購買方收回原發(fā)票原件，在將發(fā)票原件交回財務(wù)前，發(fā)起發(fā)票退回流程，同時串發(fā)起紅字發(fā)票開票申請流程，同時在流程中注明發(fā)票退回原因及原件交財務(wù)時間，財務(wù)收到發(fā)票并簽收確認，經(jīng)總經(jīng)理審批同意，財務(wù)審核相符后，方可開具等額的。同時，財務(wù)必須把紅字發(fā)票聯(lián)撕下作為沖帳憑證，其余聯(lián)次不得撕下，并把收回的原發(fā)票粘貼在紅字發(fā)票背面以備核查。

2) 購買方已作帳務(wù)處理的，不論我方是否已作帳處理，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員必須取得購買方出具的有效書面證明（購買方的有效書面證明，必須記載與發(fā)票和內(nèi)容一致的事項，包括原的復(fù)印件和銀行收款進帳單（原已付款的），以及退貨的原因并加蓋購貨方單位或），業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員在將購買方出具的有效書面證明提交財務(wù)前，發(fā)起紅字發(fā)票開票申請流程，并在流程中注明書面開經(jīng)票原因及書面證明信息，財務(wù)收到此書面證明并簽收確認，經(jīng)總經(jīng)理審批同意，財務(wù)審核相符后，方可開具等額的。此開好的紅字發(fā)票，經(jīng)業(yè)務(wù)人員復(fù)核無誤后，在發(fā)票登記簿上或發(fā)票存根聯(lián)簽字，領(lǐng)取發(fā)票相應(yīng)聯(lián)次；財務(wù)人員依據(jù)記賬聯(lián)進行財務(wù)處理。

(二) 需要開具紅字增值稅專用發(fā)票的，必須取得國稅機關(guān)開具的《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》（以下簡稱通知單），具體由購貨方向主管稅務(wù)機關(guān)申請，還是由我方向主管稅務(wù)機關(guān)申請，應(yīng)視不同情況分別處理：

1) 因購買方專用發(fā)票抵扣聯(lián)、發(fā)票聯(lián)均無法認證的，或所購貨物不屬于增值稅扣稅項目范圍且取得的專用發(fā)票未經(jīng)認證的：

① 由購買方向其主管稅務(wù)機關(guān)申請出具《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》（以下簡稱通知單）。

② 若同時有發(fā)票退回，但不符合作廢條件。

③ 由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負責向購買方收取此通知單、發(fā)票及抵扣聯(lián)原件，發(fā)起發(fā)票退回流程，同時串發(fā)紅字發(fā)票開票申請流程（若未有發(fā)票退回的，直接發(fā)起紅字發(fā)票開票申請流程），并在申請流程注明具體退回原因以及相對應(yīng)原藍字專用發(fā)票的信息，財務(wù)收到通知單及發(fā)票并簽收確認，經(jīng)總經(jīng)理審批同意，財務(wù)審核相符后，方可開具等額的。

2) 因開票有誤購買方拒收專用發(fā)票的：

① 我方須在專用發(fā)票認證期限內(nèi)向其主管稅務(wù)機關(guān)填報《申請單》，并填寫具體原因以及相對應(yīng)藍字專用發(fā)票的信息；

② 同時提供由購買方出具的寫明拒收理由、錯誤具體項目以及正確內(nèi)容的書面材料，銷售方主管稅務(wù)機關(guān)審核后出具《通知單》，我方憑通知單開具紅字專用發(fā)票；

③ 此種情況由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負責在專用發(fā)票認證期限內(nèi)，將發(fā)票及抵扣聯(lián)原件交回財務(wù)，交回前發(fā)起發(fā)票退回流程，同時串發(fā)紅字發(fā)票開票申請流程，并在申請流程注明具體退回原因以及相對應(yīng)原藍字專用發(fā)票的信息，財務(wù)收到發(fā)票及抵扣聯(lián)原件并簽收確認，經(jīng)總經(jīng)理審批同意，財務(wù)審核相符后，方可開具等額的。

3) 我方因開票有誤等原因尚未將專用發(fā)票交付購買方的：

① 我方須在開具有誤專用發(fā)票的次月內(nèi)向主管稅務(wù)機關(guān)填報申請單，并填寫具體原因以及相對應(yīng)藍字專用發(fā)票的信息；

② 同時提供由我方出具的寫明具體理由、錯誤具體項目以及正確內(nèi)容的書面材料，主管稅務(wù)機關(guān)審核確認后出具通知單，我方憑通知單開具紅字專用發(fā)票。

③ 此種情況由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負責在專用發(fā)票認證期限內(nèi)，及時將發(fā)票及抵扣聯(lián)原件交回財務(wù)，交回前發(fā)起發(fā)票退回流程，同時串發(fā)紅字發(fā)票開票申請流程，并在申請流程注明具體退回原因以及相對應(yīng)原藍字專用發(fā)票的信息，財務(wù)收到發(fā)票及抵扣聯(lián)原件并簽收確認，經(jīng)總經(jīng)理審批同意，財務(wù)審核相符后，方可開具等額的。

9. 因我方將發(fā)票聯(lián)遺失需要作廢或開據(jù)紅字發(fā)票的，由責任人員負責將作廢聲明、行政處罰決定書復(fù)印件交財務(wù)部門（財務(wù)部門可協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)），并發(fā)起發(fā)票作廢流程，或發(fā)紅字發(fā)票開票申請流程，并在申請流程注明遺失責任人及原因，財務(wù)收到作廢聲明、行政處罰決定書復(fù)印件并簽收確認，經(jīng)總經(jīng)理審批同意，財務(wù)審核相符后，方可開具作廢或開據(jù)等額的?！?/font>

10. 因購貨方將發(fā)票聯(lián)遺失的，由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員向財務(wù)部門取得原發(fā)票的存根聯(lián)復(fù)印件，并在存根聯(lián)復(fù)印件上加蓋發(fā)票專用章交予受票方。若購貨方堅持需要重開藍字發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負責向購貨方取得購貨方的發(fā)票作廢聲明及行政處罰決定書，作為我方重開發(fā)票的依據(jù)，且些重開發(fā)票的流程須經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批，并經(jīng)財務(wù)審核相符。

11. 已開具發(fā)票的發(fā)票聯(lián)遺失處理辦法

(一) 開票方將發(fā)票聯(lián)遺失的，應(yīng)按以下規(guī)定處理：

1) 開票方于發(fā)現(xiàn)丟失當日書面報告主管稅務(wù)機關(guān)，在登報聲明作廢后接受行政處罰。

2) 開票方將作廢聲明、行政處罰決定書復(fù)印件與該份發(fā)票的存根聯(lián)、記賬聯(lián)等其它聯(lián)次粘貼在一起，對該份發(fā)票進行作廢或開具相應(yīng)紅字發(fā)票后，再重新開具發(fā)票給受票方。

(二) 受票方將發(fā)票聯(lián)遺失的，應(yīng)按以下規(guī)定處理：

1) 受票方于發(fā)現(xiàn)丟失當日書面報告主管稅務(wù)機關(guān)，在登報聲明作廢后接受行政處罰。

2) 受票方憑作廢聲明及行政處罰決定書向開票方索取該份發(fā)票的存根聯(lián)復(fù)印件，開票方應(yīng)在存根聯(lián)復(fù)印件上加蓋發(fā)票專用章交予受票方。

3) 若受票方丟失的發(fā)票為單聯(lián)發(fā)票的，由開票方重新開具發(fā)票給受票方，重開時須備注說明原遺失的發(fā)票號碼、開票日期、開票金額等內(nèi)容，并將受票方作廢聲明及行政處罰決定書留存作為重開發(fā)票的依據(jù)。

12. 因發(fā)票遺失給公司造成損失的，由相關(guān)責任人承擔損失賠償責任。

13. 依據(jù)本制度之三8的條件開出銷售發(fā)票的，銷售人員須負責在發(fā)票開出60天內(nèi)收回貨款，未能及時收回的，按此部分應(yīng)收未收金額的1%扣減責任業(yè)務(wù)人員的當年考核業(yè)績。

14. 開具發(fā)票時，必須做到按照號碼順序填開，填寫項目齊全，內(nèi)容真實，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致，并在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。

15. 已開好的發(fā)票，經(jīng)業(yè)務(wù)人員復(fù)核無誤后，在發(fā)票登記簿上或發(fā)票存根聯(lián)簽字，領(lǐng)取發(fā)票相應(yīng)聯(lián)次；財務(wù)人員依據(jù)記賬聯(lián)進行財務(wù)處理。

16. 公司按照規(guī)定使用稅控裝置開具發(fā)票，并按期向主管稅務(wù)機關(guān)報送開具發(fā)票的數(shù)據(jù).

四、發(fā)票的取得

1. 報銷管理規(guī)定

1) 對于報銷發(fā)票的要求：

① 報銷各項費用必須提供真實合法的原始憑證，取得原始憑證時注意辨別真假，虛假的原始憑證不能作為報銷憑據(jù)。

② 與行政事業(yè)單位發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)而開具的國家統(tǒng)一套印行政事業(yè)收據(jù)可以報銷（比如行政、事業(yè)單位取得的財政部門監(jiān)制收款收據(jù)和軍隊總后勤部監(jiān)制的收款發(fā)票），其他的收據(jù)一律不得報銷。

③ 報銷發(fā)票必須要蓋有稅務(wù)局的監(jiān)制章和開票單位的發(fā)票專用章。

④ 不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，財務(wù)部門有權(quán)拒收。

⑤ 報銷單所粘貼的發(fā)票必須和報銷單上填寫的項目名稱一致。

⑥ 個人報銷單除必須要實名制開具的發(fā)票（如通訊費）之外，其他的發(fā)票上的付款單位必須是本公司的全稱。

⑦ 本年度的發(fā)票不允許在下一個年度1月5日后拿來報銷。號碼連續(xù)的發(fā)票，發(fā)票填寫日期應(yīng)依次開具。比如號碼為0001的發(fā)票開具日期為7月20日，則號碼為0002以后的發(fā)票開具日期就應(yīng)該在7月20日之后。

2) 報銷單的填制要求：

① 填制報銷單，應(yīng)使用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆或簽字筆書寫，不得使用圓珠筆或鉛筆書寫。

② 填制的報銷單應(yīng)字跡工整，不得污損、涂改、刮擦或挖補。

③ 在報銷單上填寫相對應(yīng)報銷的科目名稱、大小寫金額、日期、填報人等相關(guān)信息。

④ 填制報銷單時應(yīng)按費用類別填制，文件或合同等也要作為報銷單的附件附在后面。

⑤ 報銷單上面的阿拉伯數(shù)字應(yīng)當一個一個地寫，不得連寫。小寫金額阿拉伯數(shù)字未頂格的，應(yīng)在第一位阿拉伯數(shù)字前用“￥”劃銷，后面的數(shù)字是“0”的不得以“—”或其他符號代替。大寫金額，一律用正楷或者行書體書寫，不得任意自造簡化字。大寫金額數(shù)字到元或者角為止的，在“元”或者“角”字之后應(yīng)當寫“整”字或者“正”字；大寫金額數(shù)字有分的，分字后面不寫“整”或者“正”字。大小寫金額必須一致。

3) 發(fā)票粘貼要求：

① 不同類別的發(fā)票分別粘貼。具體按辦公費、差旅費、車輛使用費、廣告費、促銷費、交通費、通訊費、宣傳費、業(yè)務(wù)招待費、郵遞費、運輸費、其他費用的類別分別粘貼在不同的粘貼單上，分別報銷。粘貼紙和報銷單使用公司統(tǒng)一印制的單據(jù)。

② 票據(jù)粘貼應(yīng)當整齊美觀，便于裝訂歸檔。對所附票據(jù)較多，且票據(jù)大小不規(guī)范的差旅費、停車費、洗車費、路橋費、油費、業(yè)務(wù)招待費等要在憑證裝訂線外根據(jù)票據(jù)金額的大小分類并有規(guī)律地從專用粘貼紙右下角向左上角整潔有序、均勻地粘貼在粘貼紙上，票據(jù)粘貼稀密的程度根據(jù)票據(jù)的多少具體確定，一張粘貼紙不夠的可用兩張甚至多張。將粘貼好票據(jù)的粘貼紙的左上角與報銷單的左上角背面粘貼在一起，再按公司相關(guān)制度填寫好報銷單的相關(guān)內(nèi)容。粘貼時注意不要把金額遮住。

③ 不得使用訂書針、大頭釘、回形針將票據(jù)訂在一起，必須用膠水粘貼。

④ 不按規(guī)定粘貼和填制報銷單的，財務(wù)人員有權(quán)拒絕報銷。

⑤ 填報費用報銷單據(jù)必須認真、負責。計算清楚發(fā)票總額，在報銷額度內(nèi)的，若發(fā)票總額比封面金額少的，按發(fā)票實際金額報銷, 發(fā)票金額比封面金額多的，按封面金額報銷；超出額度的，以其額度金額核銷。（不足額度的不予補報或保留額度）

⑥ 各部門負責人對本部門員工的費用有審批權(quán)，且對費用發(fā)生的真實性負責，應(yīng)在對其費用單進行審核后，簽名確認。

2. 增值稅專用發(fā)票的取得

1) 原則上，公司對外取得除日常費用報銷發(fā)票以外的發(fā)票，必須為增值稅專用發(fā)票，由于公司經(jīng)營過程中對于供應(yīng)商的選擇及行業(yè)的要求，對供應(yīng)商資質(zhì)認定也不同，對已做過資質(zhì)認定的單位，物資采購業(yè)務(wù)、分包業(yè)務(wù)、機械租憑業(yè)務(wù)按認定后的性質(zhì)來進行發(fā)票管理，嚴格按照合同約定的業(yè)務(wù)內(nèi)容取得發(fā)票，不可使用其他與合同約定無關(guān)的內(nèi)容的發(fā)票做為替代。

2) 取行增值稅專用發(fā)票，由該供應(yīng)商管理部門負責登記，核對完畢后及時送至財務(wù)部門，經(jīng)會計審核登記，符合認證條件的增值稅專用發(fā)票當月進行掃描認證，掃描認證完畢，本月掃描認證聯(lián)按認證次序裝訂成冊。月底金稅抄稅系統(tǒng)與稅務(wù)系統(tǒng)核對，掃描認證系統(tǒng)與國稅申報系統(tǒng)核對，兩個系統(tǒng)確認無誤后方可進行申報納稅。

3) 業(yè)務(wù)人員取得發(fā)票后應(yīng)及時送交財務(wù)部門入賬。

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